Egy közös képviselet természetes fejlődési útja
1. Indulás – személyes odafigyelés
Az első néhány társasház kezelése során a közös képviselő sok időt tud fordítani minden ügyre. Lelkiismeretesen, személyesen intézi a feladatokat.
2. Növekedés – egyre több megkeresés
A jó hírnévnek köszönhetően újabb társasházak keresik meg. A házak száma és a feladatok mennyisége azonban folyamatosan növekszik: több e-mail, bejelentés, határidő és szolgáltatói egyeztetés érkezik.
3. Elérkezik egy határ
Egy bizonyos méret felett már nem feltétlenül a szakmai tudás vagy az odafigyelés a kérdés, hanem az, hogy a korábbi munkamódszerek elegendőek-e a megnövekedett feladatmennyiséghez.
4. A következő fejlődési lépcső: rendszerépítés
Ilyenkor válik igazán fontossá egy átlátható, jól felépített ügykezelő CRM-rendszer, automatikus értesítésekkel, határidőkezeléssel és feladatkövetéssel.
Ha sikerül:
A társasházak gyorsabb, átláthatóbb ügyintézést kapnak egy tapasztalt közös képviselőtől, a társasházkezelő pedig kevesebb adminisztrációval, kisebb terheléssel és fenntarthatóbban tud dolgozni.
Ha nem sikerül:
A növekvő feladatmennyiség idővel elkerülhetetlenül nagyobb terhelést jelenthet, ami mind a társasházak, mind a közös képviselő számára nehezebbé teszi a mindennapi működést. A képviselő kezd kiégni, melyet sokszor a kezelési díj emelésével próbál ellensúlyozni.
A cél nem az, hogy a közös képviselő többet dolgozzon, hanem hogy a megfelelő rendszer segítségével ugyanazt a magas színvonalú munkát több társasház mellett is fenntarthatóan tudja végezni.